1、每個建設項目（工程）應至少編制二套紙質竣工檔案，一套由建設單位自行保管，一套向市或區（縣）規劃行政主管部門報送。此二套竣工檔案中歸檔的工程文件和圖紙應使用原件，專業主管部門核發的證書，建設單位可以保留原件，用復制件歸檔報送市或區（縣）規劃行政主管部門。
2、向市或區（縣）規劃行政主管部門報送的一套竣工檔案，表式和裝具必須符合報送規范的規定，填寫時應用黑色墨水書寫或打印。建設單位自行保管的一套竣工檔案表式和裝具也應符合本規范的規定。
3、竣工檔案必須真實地反映建設全過程，并應按建設項目（工程）建設程序進行收集、整理、編制，達到完整、準確、系統的要求。
 4.建設單位在進行招投標或與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，應對竣工檔案的數量、內容、質量、費用、移交時間和違約責任等提出明確要求。
5.工程文件的內容必須真實、準確、與工程實際相符合。
6.工程文件應字跡清楚，符合耐久性要求，圖樣清晰，圖表整潔，
簽字蓋章手續完備。
7.工程文件中文字材料幅面尺寸宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
8.工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。用藍曬圖歸檔的竣工圖應是新藍圖；用工程打印圖歸檔必須符合規范規定。
9. 資料齊全后認真按照上海市工程建設規范《建設項目（工程）竣工檔案編制規范》G/TJ08-2046-2008/J11321-2008組卷、整理、編制。整編完成后協助業主單位向市（區）城建檔案管理部門提出檔案報驗直至通過驗收。